Consulaire inschrijving

Heeft u de Belgische nationaliteit en wilt u zich permanent in Finland of Estland vestigen? Het personeel van de ambassade heet u van harte welkom! Tijdens uw verblijf zijn wij uw aanspreekpunt voor het beheer van uw administratief dossier. Om toegang te krijgen tot onze consulaire diensten (paspoorten, identiteitskaarten, beheer van het rijksregister, certificaten, enz.) dient u zich eerst in te schrijven in onze registers. Indien u slechts voor een kortere periode in Finland verblijft, bijvoorbeeld als Erasmus uitwisselingsstudent, kan u dit ons ook melden via Travellers Online.

U moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• U bent Belg.
• U bent uitgeschreven uit de bevolkingsregisters van uw laatste gemeente van inschrijving in België. Indien u ingeschreven bent bij een andere Belgische ambassade of consulaat dient u zich daar niet uit te schrijven. U hoeft alleen het inschrijvingsdossier bij ons in te dienen en het administratieve dossier zal dan automatisch naar ons worden verstuurd.
• U bent reeds officieel ingeschreven in Finland of Estland en hebt uw verblijfplaats doorgegeven aan de Finse of Estse autoriteiten. We nodigen u uit om de veelgestelde vragen over te ondernemen administratieve stappen te raadplegen als u zich in Finland vestigt.

Voor uw inschrijving zullen wij de volgende documenten nodig hebben: 

• Inschrijvingsformulier. Voor minderjarigen: het formulier moet door beide ouders worden ondertekend en een kopie van het paspoort / de identiteitskaart van beide ouders moet worden bijgevoegd.
• Formulieren voor de registratie als kiezer voor de volgende verkiezingen. Belgen die de leeftijd van 18 jaar bereikt hebben, dienen het formulier voor de federale verkiezingen en de verklaring op erewoord in te vullen. Of u de twee andere formulieren moet invullen, hangt af van uw gekozen manier van stemmen en of u uw stemrecht voor de Europese verkiezingen in België wilt uitoefenen. Voor meer informatie over de verkiezingen en het invullen van de verkiezingsformulieren, zie de pagina over verkiezingen.
• Als u vanuit België verhuist: het attest "Model 8" als bewijs van de schrapping uit de bevolkingsregisters van uw laatste gemeente van inschrijving in België. Als u daarentegen in een andere Belgische ambassade of consulaat ingeschreven bent geweest, zorgen wij ervoor dat uw dossier automatisch wordt overgedragen.
• Een kopie van uw Belgische identiteitsdocumenten (paspoort en / of identiteitskaart)
• Documenten afgegeven door lokale autoriteiten:
  • Als u in Finland woont:
    • Een recent (max. 6 maanden oud) attest van woonplaats ("residence certificate" / "asuinpaikkatodistus") afgegeven door DVV, Digital and Population Data Services Agency, in het Engels, Frans, Nederlands of Duits, met uw adres en gemeente van inschrijving in Finland. U moet een apart document hebben voor elk familielid dat zich wenst in te schrijven. Wij aanvaarden zowel digitale certificaten die via de website van DVV kunnen worden aangevraagd als ondertekende en afgestempelde papieren documenten.
  • Als u in Estland woont:
    • Een kopie van uw Estse identiteitskaart
    • Een recent (max. 6 maanden oud) attest van woonplaats met vermelding van uw permanent adres in Estland. Dit kan één van de hieronder vermelde documenten zijn in het Engels, Frans, Nederlands of Duits. U moet een apart document hebben voor elk familielid dat zich wenst in te schrijven. Deze documenten zijn beschikbaar op papier of in elektronisch formaat (met elektronische handtekening) en hebben beide dezelfde officiële waarde. Om het document te verkrijgen, kunt u contact opnemen met uw gemeentebestuur ("linnavalitsus" / "vallavalitsus"), het Tallinn Vital Statistics Office ( "Tallinna Perekonnaseisuamet") of een notariskantoor.
      • A. uittreksel van woonplaatsgegevens uit het Estse bevolkingsregister (“Extract of place of residence data from the Estonian population register” / "Elukohaandmete väljavõte Eesti rahvastikuregistrist")
      • B. uittreksel uit het Estse bevolkingsregister (“Extract of Estonian population register “ / "Väljavõte Eesti rahvastikuregistrist")

U kan uw dossier elektronisch (voorkeursoptie) indienen in pdf-formaat als gewone bijlagen naar helsinki@diplobel.fed.be of per post opsturen (Belgian suurlähetystö/Embassy of Belgium, Kalliolinnantie 5, 00140 Helsinki, Finland). Als alternatief, kan u zich online inschrijven via de applicatie eConsul. Om toegang te krijgen tot deze applicatie dient u over een geactiveerde Belgische eID en een kaartlezer te beschikken. 

Gelieve contact met ons op te nemen per e-mail en ons de volgende informatie te sturen:

• De geboortedatum en het geboorteland van het kind.
• Is/zijn de Belgische ouder(s) in België of in het buitenland geboren?
• De burgerlijke staat van de ouders op het moment van de geboorte. In het geval van een huwelijk, sinds wanneer zijn de ouders getrouwd?
• De vorm van ouderlijke erkenning die uitgevoerd was in Finland of Estland, indien van toepassing. Heeft u hierover een document, stuur dit naar ons toe.

Op basis van deze gegevens zullen wij u de relevante informatie verstrekken.

Hou er rekening mee dat wijzigingen in uw adres- en contactgegevens of uw burgerlijke staat niet automatisch door de lokale autoriteiten aan de ambassade worden doorgegeven. Om u doeltreffend te kunnen bijstaan in geval van nood en om de beste consulaire diensten te garanderen, is het belangrijk om ons op de hoogte te houden van het volgende:

• Wijziging van contactgegevens: telefoonnummer / e-mailadres
• Wijziging van woonplaats
• Wijziging van de burgerlijke staat
• Wijziging in gezinssamenstelling
• Wijziging van beroep of werkgever
• Verkrijging van nationaliteit of afstand doen van nationaliteit

Wanneer u terugkeert naar België of naar een ander land buiten ons rechtsgebied verhuist, gebeurt uw uitschrijving bij de ambassade automatisch wanneer u zich inschrijft bij uw gemeente of bij een nieuwe ambassade of consulaat.

Deze gegevens worden opgenomen in uw administratief dossier en in het rijksregister.