Inscription consulaire

Vous êtes de nationalité belge et vous venez de vous installer en Finlande ou en Estonie de façon permanente ? Notre équipe vous souhaite la bienvenue ! Durant votre séjour, nous sommes votre point de contact pour la gestion de votre dossier administratif. Pour avoir accès à nos services consulaires (passeports, cartes d’identité, gestion du registre national, attestations etc.), vous êtes d’abord invité à vous inscrire dans nos registres. Si vous ne séjournez en Finlande que pour une période plus courte, par exemple en tant qu'étudiant d'échange Erasmus, vous pouvez également nous le signaler via Travellers Online
 

Vous devez remplir les conditions suivantes :

• Vous devez être Belge.
• Vous devez être radié(e) des registres de population de votre dernière municipalité en Belgique. Le déménagement depuis une autre ambassade ou consulat belge par contre ne nécessite aucune forme de radiation – il suffit de nous soumettre le dossier d’inscription et le dossier administratif se transmettra de façon automatique.
• Vous devez soumettre la preuve de votre résidence légale et principale en Finlande ou en Estonie). Nous vous invitons à consulter les questions fréquemment posées concernant les démarches administratives à entreprendre lors de votre installation en Finlande.
   

Vous pouvez vous inscrire en ligne via l'application eConsul. Afin d'avoir accès à cette application vous devez être en possession d'une eID belge activée et un lecteur de carte.

Vous pouvez également faire parvenir votre dossier par voie électronique (voie privilégiée) en format PDF en pièces jointes de votre mail à helsinki@diplobel.fed.be ou par courrier (Ambassade de Belgique, Kalliolinnantie 5, 00140 Helsinki, Finlande). 

Votre dossier doit comprendre :

• Formulaire d’inscription. Pour mineurs : le formulaire doit être signé par les 2 parents et une copie du passeport ou de la carte d’identité/ du passeport des deux parents est également nécessaire.
• Les formulaires d’inscription aux élections. Le citoyen belge qui a atteint la majorité se doit de remplir le formulaire pour les élections fédérales et la déclaration sur l’honneur. Les deux autres formulaires sont facultatifs et doivent être remplis si vous désirez donner procuration à autrui ou si vous souhaitez participer aux élections européennes pour des candidats belges. Pour plus d’information concernant les élections et le contenu des formulaires, référez-vous à la section « élections » de notre page web.
• Si vous venez de Belgique : attestation "modèle 8" comme preuve de radiation pour l'étranger émanant de votre dernière commune de résidence en Belgique. Si vous venez d’une autre ambassade ou consulat belge, nous ferons le nécessaire pour transférer votre dossier.
• Copie de vos documents d’identité belges (passeport et/ou carte d’identité)
• Documents émanants des autorités locales :
  • Si vous résidez en Finlande :
    • Un récent (max 6 mois) certificat de résidence  (“residence certificate" / "asuinpaikkatodistus") délivré par DVV, Agence de Services Digitales et de Population, en anglais, français, néerlandais ou allemand avec votre adresse et votre municipalité de résidence en Finlande – un document individuel pour chaque membre de la famille qui souhaite s’inscrire. Nous acceptons des certificats numériques que vous obtenez via le site de la DVV et les documents papier avec signature et sceau.
  • Si vous résidez en Estonie :
    • Copie de votre carte d’identité estonienne
    • Attestation de résidence au moyen de l’une des options suivantes faisant mention de votre adresse permanente en Estonie, un document individuel pour chaque membre de la famille qui souhaite s’inscrire :
      • «extract of place of residence data from the Estonian population register» («Elukohaandmete väljavõte Eesti rahvastikuregistrist»)
      • «extract of Estonian population register» («Väljavõte Eesti rahvastikuregistrist»). Ces documents sont disponibles sous format papier ou électronique (avec signature électronique) et les deux options revêtent la même valeur officielle. Pour obtenir le document, veuillez contacter votre administration municipale (« linnavalitsus » / « vallavalitsus »), le service d’état civil de Tallinn (« Tallinn Vital Statistics Office » / « Tallinna Perekonnaseisuamet »)  ou un bureau de notariat.

Première inscription d’un enfant (sans numéro national)

Veuillez nous contacter par e-mail en nous fournissant les données/documents disponibles concernant l’enfant et les parents ainsi que la situation matrimoniale des parents au moment de la naissance et les précisions concernant la forme de reconnaissance parentale ayant eu lieu localement. Avec ces données nous serons en mesure de vous guider au mieux dans les procédures adéquates pour votre enfant.
 

Veuillez noter que les changements dans vos coordonnées et dans votre état civil ne sont pas automatiquement transmis à l’Ambassade par les autorités locales. Pour nous permettre de vous assister de façon efficace en cas d’urgence et pour garantir les meilleurs services consulaires, il est important de nous tenir informé des changement suivants :

• Changement de coordonnées (gsm / e-mail / adresse locale)
• Changement d’état civil
• Changement de composition familiale
• Changement de profession ou d’employeur
• Acquisition de nationalité ou perte de nationalité

Votre désinscription dans nos registres sera automatique lors de votre retour permanent en Belgique ou lors de votre inscription dans un(e) autre ambassade ou consulat.

Ces données seront enregistrées dans votre dossier administratif et au registre national.