Ambassade et Consulats de Belgique en Finlande

Inscription

Vous êtes de nationalité belge et vous venez de vous installer en Finlande ou en Estonie de façon permanente ? Notre équipe vous souhaite la bienvenue !  Durant votre séjour, nous sommes votre point de contact pour la gestion de votre dossier administratif. Pour avoir accès à nos services consulaires (passeports, cartes d’identité, gestion du registre national, attestations etc.), vous êtes d’abord invitée à vous inscrire à notre registre de population.

Qui peut s’inscrire ?

Vous devez remplir les conditions suivantes :

  • Vous devez être Belge.
  • Vous devez être radiée des registres de population de votre dernière municipalité en Belgique. Le déménagement depuis une autre ambassade ou consulat belge par contre ne nécessite aucune forme de radiation – il suffit de nous soumettre le dossier d’inscription et le dossier administratif se transmettra de façon automatique.
  • Vous devez apporter la preuve de votre résidence légale et principale en Finlande ou en Estonie).

Comment s’inscrire ?

Vous pouvez faire parvenir votre dossier par voie électronique (format PDF à helsinki@diplobel.fed.be) ou par courrier (Ambassade de Belgique, Kalliolinnantie 5, 00140 Helsinki, Finlande). 

Votre dossier doit comprendre :

  • Formulaire d’inscription (pour majeurs / pour mineurs). Pour mineurs : le formulaire doit être signé par les 2 parents + copie de passeport/carte d’identité des 2 parents
  • Brochure d’inscription aux élections
  • Si vous venez de la Belgique : attestation "modèle 8" comme preuve de radiation pour l'étranger émanant de votre dernière commune de résidence en Belgique. Si vous venez d’une autre ambassade ou consulat belge, nous ferons le nécessaire pour faire transférer votre dossier.
  • Copie de vos documents d’identité belges (passeport et/ou carte d’identité)
  • Documents émanant des autorités locales :
    • Si vous résidez en FINLANDE :
      • Un récent (max 6 mois) certificat de résidence  (“residence certificate" / "asuinpaikkatodistus") délivré par DVV, Agence de Services Digitales et de Population, en anglais, avec votre adresse et votre municipalité de résidence en Finlande – un document individuel pour chaque membre de famille qui souhaite s’inscrire. (!) Veuillez noter qu’il s’agit de version papier avec signature et sceau de l’autorité compétente.
    • Si vous résidez en ESTONIE :
      • Copie de votre carte d’identité estonienne
      • Attestation de résidence au moyen de l’une des options suivantes faisant mention de votre adresse permanente en Estonie, un document individuel pour chaque membre de famille qui souhaite s’inscrire :
        • A. «extract of place of residence data from the Estonian population register» («Elukohaandmete väljavõte Eesti rahvastikuregistrist»)
        • B. «extract of Estonian population register» ( «Väljavõte Eesti rahvastikuregistrist»). Ces documents sont disponibles sous format papier ou électronique (avec signature électronique) et les deux options revêtent la même valeur officielle. Pour obtenir le document, veuillez contacter votre administration municipale ( « linnavalitsus » / « vallavalitsus »), le service d’état civil de Tallinn (« Tallinn Vital Statistics Office » / « Tallinna Perekonnaseisuamet »)  ou un bureau de notariat.

Première inscription d’un enfant (sans numéro national)

Veuillez nous contacter par e-mail (helsinki@diplobel.fed.be) en nous produisant les données disponibles concernant l’enfant et les parents ainsi que la situation matrimoniale des parents au moment de la naissance et les précisions concernant la forme de reconnaissance ayant eu lieu localement. Avec ces données nous sommes disponibles à vous fournir les informations pertinentes dans votre cas.

Gardez votre dossier à jour!

Veuillez noter que les changements dans vos coordonnées et dans votre état civil ne sont pas automatiquement transmis à l’Ambassade par les autorités locales. Pour nous permettre de vous assister de façon efficace en cas d’urgence et pour garantir les meilleurs services consulaires, il est crucial que vous preniez soin de nous informer dans les situations suivantes :

  • Changement de coordonnées : gsm/e-mail/adresse locale
  • Changement d’état civil
  • Changement de composition familiale
  • Changement de profession ou d’employeur
  • Acquisition de nationalité ou perte de nationalité

Ces données seront enregistrées dans votre dossier administratif et au registre national.